Manter um ambiente limpo e organizado é o primeiro passo para quem quer manter a qualidade, tanto na vida pessoal, quanto na profissional. A organização estimula a criatividade e, consequentemente, aumenta a produtividade
Para isso, existem ferramentas que auxiliam nessa implementação. Uma delas é o 5S. E é sobre isso que falaremos neste artigo.
Agora que você já sabe como definir, alcançar e acompanhar suas metas em 2022, está na hora de entender como entrar o ano com a casa em ordem, pronto para executar todas as dicas que demos por aqui.
O que é o programa 5S
O programa 5S é uma ferramenta fundamental, baseada na qualidade total, que promove a organização, limpeza e padronização do ambiente, com o objetivo de alcançar melhoria contínua e o crescimento tanto profissional quanto pessoal.
Criado no Japão, e utilizado como plano estratégico na implementação da qualidade total, o 5S tem sua origem baseada em cinco sensos: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke. Confira o que são e para que servem cada um deles.
Conheça os sensos do Programa 5S
Baseado na cultura oriental, o método 5S tem como pilar, 5 princípios básicos que dão propósito à sua aplicação. Vejamos quais são eles:
Seiri (Senso de Utilização)
A aplicação do primeiro S diz respeito à utilização consciente de recursos. O foco é reduzir o uso de materiais, descartando excessos e gerando economia.
Um exemplo muito comum, e que não deixa de ser atual, são os intermináveis documentos arquivados em pastas e gavetas. Com o avanço da tecnologia, ficou muito mais simples, prático e organizado o registro de informações de forma digital. Levando em conta o Senso Seiri, os documentos devem ser revisados, digitalizados e descartados, caso não tenham utilidade.
Cabe à empresa definir quais materiais ou ferramentas são realmente necessárias e devem ser mantidas, e o que for supérfluo ou irrelevante deve ser descartado.
Para isso, é importante responder questões como:
- O que é necessário descartar?
- Nós realmente precisamos disso?
- Em que/onde isso pode ser útil?
Tendo em mente respostas claras, será fácil aplicar esta primeira etapa na transformação cultural de sua organização. Isso facilitará a limpeza do local, além de reduzir custos, liberar espaço e proporcionar um melhor controle de materiais.
Seiton: Senso de Organização
O segundo passo do método 5S é, na verdade, uma continuação do primeiro. No senso Seiton, o que foi definido como útil ou necessário, agora, deve ser organizado de forma que você possa ganhar tempo e agilizar os processos de sua empresa.
Um ambiente de trabalho organizado é propício para o aumento da produtividade e desempenho de quem trabalha na organização.
Quanto mais organizado você for, menos tempo perderá procurando coisas básicas, e poderá dispor de mais tempo no que é realmente prioritário.
Portanto, tenha o hábito de limpar sua mesa, determine locais específicos para itens, pastas, materiais de escritório. Mantenha o que você utiliza no dia a dia a seu alcance, separe os objetos por itens, nomes, categorias e cole etiquetas para facilitar a identificação quando necessário.
Essas práticas economizarão tempo, facilitarão a localização de materiais e documentos e aumentarão a produtividade da equipe.
Seiso: Senso de Limpeza
Seiso é o senso referente à limpeza, e é mais do que uma questão de higiene.
Este é um princípio e uma responsabilidade que todos na empresa devem ter, não apenas os responsáveis por essa área nas organizações.
Manter boas práticas, seu local de trabalho limpo e higiene pessoal é responsabilidade de todos.
Lavar o que sujar ou descartar o lixo de forma correta são exemplos de práticas que, se bem executadas, geram satisfação, motivação e, consequentemente, aumento da produtividade.
Seiketsu: Senso de Padronização
O quarto senso do 5S é o Seiketsu, senso de padronização.
Este princípio tem o objetivo de manter a prática do que foi incorporado até agora.
Após a implementação dos três primeiros sensos, é muito importante que uma rotina seja seguida, para que a produtividade e melhorias continuem ocorrendo. Para isso, é necessário muito trabalho de reforço, perpetuando as práticas, definindo regras e realizando fiscalizações para que a metodologia realmente tenha efeito na organização.
Shitsuke: Senso de Autodisciplina
O último passo do programa 5S, Shitsuke, está muito ligado ao senso 4, Seiketsu. Enquanto o senso Seiketsu objetiva padronizar o que foi implantado, o Shitsuke tem o intuito de enraizar as novas práticas, através da autodisciplina.
Porém, para isso, é fundamental que haja um suporte ao colaborador, tanto de orientação quanto de capacitação. O ideal é que a empresa crie materiais de apoio, treinamentos e realize avaliações periódicas, visando resgatar os conceitos do 5S, aplicando reciclagens sempre que achar necessário.
Os pontos implantados serão aperfeiçoados ao longo do tempo, por isso, a monitoria constante se faz muito importante. Mas, mais do que um programa, o 5S deve se tornar um estilo de vida, uma filosofia. Tanto no trabalho, quanto na vida pessoal.
Quando uma pessoa vive ou trabalha em um local limpo, organizado e cuida bem da sua apresentação/higiene pessoal, isso automaticamente traz uma sensação de bem estar e motivação, que acabam resultando em maior produtividade, economia de tempo e agilidade nos processos, além de ajudar os colaboradores a entenderem qual o seu papel e sua importância dentro da organização.
Como o programa 5S pode auxiliar nos resultados do negócio?
Você pode perceber a importância do programa 5S para a estratégia do seu negócio, apenas avaliando os conceitos dos sensos apresentados.
São inúmeras as vantagens de organização e produtividade, facilitando muito o trabalho de todas as áreas do negócio, e tornando o ambiente de trabalho mais produtivo e colaborativo. Algumas destas vantagens são:
- Processos mais Organizados;
- Agilidade nos processos;
- Redução da perda de material;
- Aumento da produtividade;
- Foco em atividades principais;
- Melhor gerenciamento de crises;
- Melhor utilização de recursos;
- Local de trabalho adequado;
- Melhoria contínua;
- Aumento de resultados;
- Economia;
- Aumento na qualidade do serviço;
- Facilidade na identificação de erros
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